TIANQIU一笔电池订单会产生大量文件，而买家常常要错了其中一半。报关行需要的文件，不是合规部门需要的文件；而这两者，也都不是认证机构签发给工厂的那一份。
下面说明每份文件到底起什么作用。
哪些证书描述的是工厂？
这类证书签发给生产场地，而不是某个产品；它随供应商走，不随货走。
- ISO 9001:2015 —— 质量管理体系。它说明工厂在来料、生产与检验环节有文件化的流程。
- ISO 45001:2018 —— 职业健康与安全管理体系。欧洲零售商越来越多地要求提供。
- BSCI 等社会责任审核 —— 针对场地的劳工标准审核，而非产品审核。
哪些证书与报告描述的是产品？
这类文件按化学体系、按设计签发，有时按型号签发。
- UL —— 电池结构的安全认证。
- CE 声明与 RoHS —— 制造商声明产品符合适用的欧洲要求，包括限用物质要求。
- UN38.3 检测报告 —— 每一款锂电池在空运或海运前都必须通过的运输测试。您的货代点名要的就是这一份。
哪些文件随货同行？
这类文件按您的订单生成，两票货的文件不会完全相同。
| 文件 | 谁需要它 | 它说明什么 |
|---|---|---|
| 商业发票与装箱单 | 报关行、您的财务部门 | 卖了什么、货值多少、共装几箱 |
| 欧盟符合性声明 | 您的合规档案、进口商 | 依据欧盟电池法规 (EU) 2023/1542 与 IEC 60086 系列，每个型号一个声明编号 |
| MSDS / SDS | 货代、保险公司、部分零售商 | 与实际发运化学体系对应的材料安全数据表 |
| UN38.3 运输文件 | 航空公司、货代、海运承运人 | 证明该电池通过锂电池运输测试的文件 |
| 提单或空运单 | 海关、您 | 由货代出具，载明集装箱或航班信息 |
| 海运与空运运输证书 | 承运人，以及两种方式都用的买家 | 按运输方式出具的电池运输许可 |
一票货的文件清单。下单前请先索取各份文件的样张，这样您就知道自己的合规档案会长什么样。
欧盟电池法规文件里有什么？
如果销往欧盟，欧盟电池法规 (EU) 2023/1542 对有害物质（汞、镉、铅）设定了限值，规定了电池与电池组必须带有的标识和标签、分类收集标志，以及归属于生产者的废电池责任。法规还要求欧盟以外的生产者指定欧盟境内的代表。
实际操作中，您需要供应商提供的是一份可引用声明编号的符合性声明——每个型号一份，而不是每年一份，也不是一封笼统的说明函。我们自己的声明按型号编号，依据 IEC 60086 系列测试，标识、警示语与废电池说明完整列在欧盟合规页面。
怎么分辨真证书和一张贴图？
这是电池采购中最有用的一条习惯：
- logo 不是证书。 在 PDF 里贴一个 CE 标志、UL 标志或回收符号，说明不了任何问题。证书有签发机构、证书编号和有效日期。
- 看日期。 证书会过期。仍挂在供应商网站上的过期证书，是实打实的尽职调查发现，也是谨慎买家最先查的一项。
- 看抬头。 证书或授权书是签发给某个具名法律实体的。如果文件上的名称与合同、发票上的名称不一致，要问清原因。
- 看范围。 签发给销售办事处的 ISO 9001，并不涵盖生产线。
- 去核实，别只听信。 证书编号可以向签发机构查证。几分钟的事，却是整个流程里价值最高的几分钟。
什么时候给什么文件？
电池订单的通行做法，值得事前约定清楚：
- 下单前 —— 提供整套证书，便于您的合规档案提前审阅，以及您正在评估型号的声明样板。
- 随样品 —— 规格书和该型号的声明编号。
- 随货 —— 上述订单专属文件，加上商业单据。
- 后续索取 —— 证书续期后提供更新版本，让您的档案不过期。
我们的证书库，包括工厂证书与各国商标注册，汇总在认证页面，技术资料在下载中心。如果您在敲定前需要某一型号的整套文件，向我们索取——我们当天工作日发出。